Algumas tendências não tão recentes na arquitetura corporativa têm sido mais discutidas nos últimos dois anos, período em que os formatos de trabalho passaram por profundas mudanças em decorrência da pandemia de Covid-19. O escritório open space é um desses assuntos que merecem atenção.
Caracterizado pela abertura dos espaços físicos, com estações de trabalho compartilhadas e áreas descontraídas de interação (como ambientes para café, descanso e lazer) distribuídas pelo layout, o modelo consagrado como escritório open space remete ao universo das empresas de tecnologia e das startups, refletindo uma cultura organizacional que prioriza a autonomia profissional e os resultados. Para as empresas que optaram pelo trabalho híbrido, é uma opção a ser considerada.
A cultura organizacional é um ponto central a ser avaliado nesses projetos, e empresas de todos os ramos podem ser beneficiadas pelo escritório open space, com vantagens que vão da redução de custos ao aumento da produtividade. Entretanto, vale reforçar, a arquitetura deve traduzir a cultura organizacional e viabilizar os objetivos buscados pela empresa. Por isso, não existe uma fórmula única ou ideal que sirva de referência para qualquer organização.
O que é o escritório open space e quais são suas vantagens?
Como o nome sugere, o escritório open space é um ambiente corporativo de plano aberto, projetado para oferecer um layout mais propenso à interação e à colaboração, pois a ideia é que as pessoas compartilhem a mesma área de trabalho e de descontração. Nesse formato, salas fechadas ou de mesas separadas por divisórias podem dar lugar a grandes bancadas, em que trabalhadores de um mesmo departamento ou até de áreas distintas dividem o mesmo espaço.
A posição hierárquica também tende a ser revista nos projetos de escritórios abertos. Dependendo da cultura da empresa, as lideranças deixam as áreas restritas e passam a compartilhar o mesmo espaço da equipe, mudança que pode facilitar o contato entre o líder e seu time. Mas, claro, isso deve ser trabalhado culturalmente e estar condizente com o perfil de liderança desenvolvido pela empresa.
É importante frisar que o layout e a distribuição do mobiliário devem ser facilitadores do processo de interação que se desenrola na empresa ou que se busca estimular, mas não vão gerar os resultados esperados isoladamente — é importante que as ações relacionadas à gestão de pessoas sejam compatíveis.
Mas quais resultados positivos podem ser alcançados com a adoção do escritório open space? Listamos alguns benefícios interessantes a seguir.
- Redução de custos: o escritório aberto está muito relacionado à redução de custos com infraestrutura, pois o ambiente é um só para todos os funcionários, ou seja, exige menor investimento com distribuição de salas, pontos de energia, iluminação, entre outros recursos da rotina de trabalho.
- Colaboração e engajamento: o escritório open space costuma promover mais trocas entre as pessoas, o que favorece o trabalho colaborativo e o engajamento entre as equipes. Desde que o ambiente seja culturalmente orientado para o trabalho colaborativo, o ganho será notável em relação a aspectos como produtividade, criatividade e resultados, pois as equipes enfrentarão menos barreiras no processo de interação.
- Design e ambientação: por eliminar paredes, divisórias e outras formas de segregação do espaço, o escritório open space é esteticamente mais agradável. Há maior iluminação e mais elementos de design em evidência, diferença que pode promover maior sensação de bem-estar.
Para empresas que atuam com trabalhos criativos e que promovem a comunicação entre as pessoas, o open space é um formato que tende a ser muito vantajoso, pois vai fortalecer ainda mais essas características. Porém, é válido considerar que os espaços abertos podem trazer alguns pontos negativos, como aumento de ruído e distrações, fatores que podem ser críticos para atividades que demandam muito foco e concentração. Além disso, alguns profissionais podem não se adaptar totalmente a esse formato.
Quais são os pontos de atenção nos projetos de escritórios open space?
Considerando-se os prós e contras do escritório open space, o projeto arquitetônico obrigatoriamente precisa estar alinhado à cultura da empresa, para não gerar resultados indesejados. Por exemplo, comprometer a produtividade ou a qualidade da entrega ao invés de melhorá-las. Trabalhar em conjunto com a área de Recursos Humanos pode trazer elementos decisivos para a formatação ideal do layout e do design. Não custa reforçar que o espaço físico deve viabilizar a realização das tarefas e da cultura organizacional — sem entender o padrão da empresa isso não será possível.
Outro ponto que exige atenção, atualmente, é a manutenção das medidas sanitárias, ainda fundamentais para combater a pandemia de Covid-19. Nesse sentido, o open space pode beneficiar empresas com departamentos fechados em pequenas salas ao substituir esses locais por espaços abertos. No entanto, deve haver distanciamento maior entre as estações de trabalho, orientações claras quanto aos cuidados individuais e ações a serem executadas pela empresa de acordo com as diretrizes de contingenciamento.
Antes de reformar todo o imóvel, pode ser conveniente testar o formato open space, reconfigurando, por exemplo, um único andar de um prédio. Assim será possível avaliar a receptividade das pessoas e os resultados alcançados por meio de uma experimentação criteriosa mantida pelo tempo adequado.
Algumas soluções devem ser consideradas para tornar o escritório open space mais amigável. Confira nossas dicas!
- Flexibilidade e versatilidade: a adoção de elementos que podem ser facilmente modificados no dia a dia é sempre bem-vinda. Nos escritórios open space podemos pensar em estruturas como portas automáticas, que rapidamente podem fazer com que um espaço restrito seja integrado a uma área maior, bastando deixar o vão aberto. Essa é uma opção interessante para permitir, também, a delimitação do espaço quando se busca mais privacidade ou concentração para a realização de uma reunião, por exemplo — nesse caso, basta fechar o vão automaticamente.
- Interação estrategicamente pensada: crie pontos de interação entre áreas, caso o interesse da empresa seja promover maior contato entre setores distintos. Por exemplo, a máquina de café pode ser alocada de modo a aproximar pessoas que atuam em diferentes áreas.
- Áreas de descontração: espaços destinados à descontração, como refeitórios, cafés ou ambientes de descanso e lazer podem ser escolhas interessantes para o projeto, favorecendo a socialização e até mesmo estimulando a criatividade.
- Espaços propícios à concentração: alguns pontos do projeto podem ser destinados às atividades que exigem maior atenção, como reuniões, treinamentos ou o trabalho que exige maior foco. Novamente, as portas automáticas conseguem elevar o valor do projeto ao permitir que esses espaços sejam criados em sintonia com a atmosfera do open space, pois se adequam ao projeto e ao design do local.
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